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标准行业精细化信息管理系统

2016-02-29 16:57:18来源:u乐国际娱乐官网网浏览: 评论:0
  一、系统简介   系统的意义和作用   标准行业精细化信息管理系统是基于现代化信息管理理念,针对专业的实验室能力验证提供者(PTP)所设计开发的一款集网上报名、试验结果在线填报、客户管理、能力验证计划在线设计与发布控制、能力验证计划过程管理、试验样品库管理、订单管理、财务管理、数据统计处理、结果报告管理、报告审核公布等于一体的全景化管理平台。该款软件具有信息字典、计划项目模版、照片管理、资料管理、信息比对、在线客服、数据查询、报表统计、信息上报等功能,实现了从字典制作、项目设计、审核发布、过程监控、实验室在线报名、样品在线确认、在线沟通、试验数据填报、统计处理、报告生成样品库、订单、财务等全生命周期的综合管理,使工作流程规范化,管理精细化,更好的满足了实验室能力验证业务的全方位需求。   与此同时,系统还对实验室能力验证计划及测量审核综合管理平台采集和存储方式进行了优化,依靠强大的工作流实现了信息交换式对接,实现了线上线下各部门工作人员协同工作,避免了传统作业时,信息多次采集、信息冗余,部门间衔接不畅,人力资源浪费,工作效率低下等棘手问题。   技术优势检测过程为主线,包括任务登记与评审、任务下达、采样、样品登记与分配、数据输入、数据审核、报告编制与签发等全过程。按照ISO/IEC 17025规范中的样品管理要求来设计工作流,以满足不同行业实验室的实际需求,具备优秀的灵活性和通用性。   1. 任务登记   委托客户提出样品委托检测申请,实验室服务部门受理委托申请,形成委托任务书(或协议、或合同),记录全部委托信息。登记检测样品和项目信息,系统对样品自动进行编号,可同时登记质控样品;登记完样品和项目信息,系统根据检测单价可自动计算出检测费用。支持条形码功能:将样品编码信息转变成条码信息,并打印生成样品标签。   2. 任务下达   按照委托任务的检测内容和要求生成任务单,发送到相关业务部门,继续后面工作流程;系统用声音和动态图标方式自动提醒相关业务部门有新的任务到达。   3. 采样   若客户直接将样品送到实验室,可以省略此过程;需要现场采样的,按照任务单要求,安排采样任务,指定工作人员去现场采样;完成现场采样后,工作人员可输入采样信息。   4. 样品交接   样品到达实验室后,进行交接,由样品管理员记录样品交接信息;可通过条码扫描器读取样品容器上的样品条码信息,自动识别待交接样品。   5. 样品分包   可对一个检测任务部分或全部检测项目需要进行分包,分包样品及项目不进行内部分配,实验室内部检测人员不能进行数据输入;分包样品完成检测后,分包数据由指定人员输入至LIMS系统,并汇总到最终生成的检测报告中。   6. 留样   完成样品登记后,可进行留样,也可在样品检测完成后进行;记录留样信息,如留样地点、留样时长、留样数量等;留样到期后,自动提示用户进行处理。   7. 安排检测任务   完成样品登记后,进行任务分配,按检测样品或项目指定检测人员;可浏览当前检测人员的工作分配情况;样品登记后,系统采用动态图标和声音提示指定岗位有新样品到来;分配任务时,自动显示具备指定项目检测能力的人员清单。   8. 样品领取   检测人员根据检测工组安排表去领取样品,样品管理员记录样品领取信息。   9. 数据输入   不同工作角色人员具有不同数据输入权限,登录到LIMS系统后,系统将自动列出当前用户授权范围内的检测样品及项目;输入完数据后,自动提示审核人员进行数据审核;输入完数据后,若检测结果不符合控制标准,提示检测人员或生成复测样;输入质控样品检测数据,自动判断质控状况;可上传原始图谱信息至系统中;可以附件形式将数据文件与指定检测结果相关联。   10. 数据审核   进入审核界面,自动显示当前登录用户需要审核的样品清单;可根据检测项目原始记录单信息完成检测项目的逐一审核;可浏览原始图谱信息及附件内容;完成指定环节的审核后,动态提示下一级别的审核人员;可拒审样品,样品被拒审后,可退回到前一级审核环节或直接到检测岗位。   11. 报告编制   在检测数据完成输入和审核后,可生成检测报告;报告格式可由用户自行设计,不同类型的样品可关联不同的报告模板;完全开放的模板设计功能可以满足任意复杂的报告或报表制作要求;报告可以是多页的,系统具有自动分页功能,并标识页码和页数;报告中可插入图片;在编制报告时可浏览与该检测任务相关的全部信息,如委托任务书、检测任务单、样品交接记录单、样品领取记录单、现场采样记录单、检测原始记录单等。   12. 报告签发   在设计报告模板时,可设置审核级别。当报告生成后,不同级别的人员完成相应的签核;可将报告发送给指定人员进行审核,并自动提示审核人员;可将电子签名及电子印章关联到报告中;记录报告发出信息。   13. 报告输出与存档   已签发报告保存在LIMS中,工作人员可打开浏览或打印;打印报告时,自动关联打印信息,如打印人、打印时间等;报告可转换成PDF格式,并通过电子邮件方式发送给远端用户;历史报告全部保存在数据库中,授权用户可随时查阅与打印;可根据客户名称、任务名称与编号、样品名称与编号、日期等信息来查找历史报告。   检测数据管理   1. 数据查询   查询指定时间范围内检测任务的总数量、每个任务的工作状态;按客户名称、任务名称与编号、检测依据、检测项目等条件查询一段时间内的检测任务;查询任务的工作流程及样品信息;按样品名称、种类、取样点、检测项目等多种方式浏览数据;浏览数据变化趋势图;浏览不合格或超标数据;根据查询条件查找各种报告及报表,授权人员可浏览或打印,如委托任务书、任务分配单、现场采样记录单、样品交接记录单、样品领取记录单、检测原始记录单、检测报告书等;查找指定时间范围内各种类型质控数据;浏览质控汇总信息;查询一段时间内检测设备的工组负荷;按检测部门或岗位查询设备基本信息及运行状态。   2. 数据统计   质量波动统计:统计指定产品各个检测项目数据的质量波动状况。统计内容包括一段时间内检测项目的最大值、最小值、平均值、标准偏差、极差、工程能力指数等,与历史相同时间段统计数据的对比值及累计统计数据。   合格率统计:统计一段时间内指定产品或检测项目的合格次数、不合格次数、总次数、合格率、超标率及质量等级频率等;操作人员可自行设置统计对象,可按样品、取样点、检测项目等多种方式。   工作量及检测费用统计:按检测任务分类、样品类别、检测项目、检测部门、检测人员、委托客户、送样单位等条件统计一段时间内的工作量及检测费用信息。   质量管理   1. 质控样管理   授权人员可通过加入控制样来监控检测工作,系统提供多种质控样管理方式,包括外部平行样、外部空白样、外部平行密码样、外部空白密码样、内部平行样、内部空白样、加标样、标样等;授权人员可通过加入控制样来监控检测工作,系统提供多种质控样管理方式,包括外部平行样、外部空白样、外部平行密码样、外部空白密码样、内部平行样、内部空白样、加标样、标样等;数据审核过程中可调出质控样数据,与测试样品的数据进行对比;若对比结果不符合要求可拒审样品,并退回到检测岗位,进行复测处理。   2. 质量控制图形   支持各种类型的质控图形,包括趋势图、控制图、质量分布图、不合格项目排列图、等级频率分布图等。   3. 数据溯源与审计   授权人员在查询数据时,可随时调出该数据关联的全部原始记录,包括样品、人员、仪器设备、检测方法、溶液、标准曲线、标准物质、环境、质量控制方法、质控样信息、计算公式和参与计算的全部原始数据,以及文档、图谱等。   任何人对数据有意或无意的修改,将自动被系统记录下来,授权用户可浏览修改记录。修改信息记录了原始数据、修改后数据、修改人、修改时间及修改原因等信息;数据审计信息还包括数据审核、拒审、重新判等、复测替换、检测样品及项目增减、原始记录单修改等信息。   4. 新方法确认流程管理   系统对每个新方法确认过程进行管理,记录从申请至批准全过程信息;可浏览新申请方法的文档附件。   5. 质量评审管理   对管理评审的计划制定、管理审评会议记录、现场审核记录、管理评审报告、证书、活动等信息进行管理。   6. 抱怨处理   客户对数据或服务提出抱怨,实验室在受理客户抱怨请求后,进入抱怨处理流程,采用相应表单来记录每一次抱怨处理过程信息。   7. 不符合工作管理   若检测过程中出现不符合项,则由相关工作人员记录不符合客观事实描述,申请采取纠正措施;纠正措施经过一个审批流程,经主管负责人确认后,指定相关人员进行实施,记录纠正措施实施情况,并进行有效性验证。   8. 质量异常处理   若出现质量不合格情况,可启用质量异常处理流程,系统可自动生成质量异常处理单,处理过程由多个部门协同完成;可设置不同级别人员的处理审核权限,经过多个环节处理后,得出最终的处理意见,并在处理单上记录处理过程信息。   资源管理   按照ISO/IEC 17025规范对影响检验数据和质量的关键因素进行严格管理和控制,使之符合实验室标准化管理规范要求。   1. 人员管理   (1)人员资料、档案、合同等信息维护   (2)人员培训、考核信息管理   (3)人员上岗资格能力管理   (4)人员工作量统计   (5)人员信息查询与统计   2. 设备管理   (1)设备资料、档案等信息维护   (2)设备采购、验收、检定、维修、停用、报废等计划管理   (3)设备校准信息维护   (4)设备供应商管理   (5)设备信息查询与统计   (6)自动化设备数据采集   (7)设备运行状态监控   (8)设备使用率、完好率统计   3. 物资管理   (1)物资库存、价格等信息维护   (2)物资采购、验收、领用等计划管理   (3)标准物质领用管理   (4)计量器具检定、领用、回收、报废、破损等信息维护   (5)计量器具数据自动补正   (5)计量器具数据自动补正   (6)特殊物资(如剧毒、危险品等)领用、处置管理   (7)物资供应商管理   (8)物资信息查询与统计   4. 文件管理   (1)文件分类目录及基本信息维护   (2)关联不同格式的文件内容,如DOC、XLS、PDF、PPT、WPS、压缩文件(RAR、ZIP)及图像文件等   (3)文件受控管理,包括文件建立、审核、审批及销毁等全过程   (4)文件修订、借阅、发放、回收管理   5. 标物、标液管理   (1)标准溶液管理   记录配置标准溶液的原始记录信息;设置标准溶液的有效期限,过了有效期的标准溶液将用特殊颜色标识;记录标准溶液送放领用信息;若原始记录单关联了标准溶液,在输入标准溶液编号后,将自动调用其浓度参与计算。   (2)标准曲线管理   记录制作标准曲线的原始记录信息;设置标准曲线的有效期限,过了有效期的标准曲线将用特殊颜色标识;根据标准数据自动计算出回归系数、相关系数、截距及曲线方程式;若原始记录单关联了标准曲线,在输入标准曲线编号后,将自动调用上述数据参与计算。   6. 环境管理   (1)实验室物理布局设计及浏览   (2)实验室环境数据管理   系统管理   1. 基础信息维护   系统提供了实验室基础信息维护功能,这些基础信息是构成整个LIMS系统的基本单元,用户可随着业务范围和技术要求的变化自行维护这些基础信息。基础信息包括检验计划、检验方法、方法检出限、检验项目、检验样品、质量控制标准、计算用表、检验工作流及各类报表模板等。   2. 安全管理   系统按人员及工作角色来管理权限,一个角色关联了一套操作权限。每个用户可关联多个角色,不同角色具有不同操作权限,实现不同级别操作人员对数据访问范围和数据读写性的严格控制。   3. 备份与归档   系统提供数据备份工具软件,可灵活设置数据备份方式、备份频率及历史备份数据保留周期;该工具软件具有异地备份功能,当服务器数据库完成备份后,可将数据备份文件自动转存至其它计算机中。   系统管理员可设置当前数据库数据保留时间长度,保留期限之外的数据可自动转存至历史数据库中,确保当前数据库保持适量大小,避免因数据量不断增加而影响系统响应性能。   系统支持关系数据库分区功能,并能够自动进行分区,利用分区功能,可确保数据查询和统计具有很好的运行性能。   六、HS-LIMS实验室信息管理系统业务模块流程图 TOP   为整个检测过程提供支持,辅助完成检测任务的登记、分配、监控、数据收集、报告处理等步骤,实现检测业务过程无纸化。   七、HS-LIMS实验室信息管理系统应用范围 TOP   第三方实验室、石油化工、环境监测、食品饮料、制药、公共卫生、法医、半导体等行业   八、HS-LIMS实验室信息管理系统设计原则 TOP   实用性   ? 最大限度地满足实际工作要求,整个系统在建设过程中必须考虑系统的实用性能。   扩展性   ? 随着系统应用的普及和推广,系统功能的扩展将是不可避免的,因此,提高系统的可扩展性、可维护性是提高整个系统性能的必然要求。   易维护性   ? 系统部分功能考虑采用参数定义及生成方式以保证其具备普遍适应性;部分功能采用多种处理选择模块以适应管理模块的变更。   安全保密性   ? 系统支持硬件的认证机制,例:USB密钥、电子签名、指纹识别系统等;此外,利用网络系统、数据库系统和应用系统的安全设置,拒绝非法用户进入系统和合法用户的越权操作,避免系统遭到恶意破坏,防止系统数据被窃取和篡改。此外还应通过软件方面的安全设置,避免合法用户对于数据的无意破坏。   可靠性   ? 系统的设计在保证实用简单,尽可能在有限的投资条件下,从系统结构、技术措施、产品选型以及技术服务和响应能力等方面综合考虑,确保系统运行的可靠性。   九、建立实验室信息管理的必要性 TOP   1、改进质量管理手段   提高分析数据的时效性。   提高分析数据的综合利用率。   挖掘分析数据的潜在价值。   2、规范实验室内部管理   全面提升实验室的分析水平和规范化管理。   根据实验室业务管理流程,实现样品登记、任务分配、分析数据的快速采集,审核、处理、统计、查询,报表自动生成。   3、提高样品测试效率:测试人员可以随时在HS-LIMS上查询自己所需的信息;分析结果输入HS-LIMS系统后,自动汇总生成最终的分析报告。   4、提高分析结果可靠性:分析人员可以及时了解与样品相关的全面信息;系统自检报错功能可以降低出错的概率。另外,HS-LIMS提供的数据自动上传功能、特定的计算和自检功能,消除了人为因素,也可保证分析结果的可靠性。   5、提高对复杂分析问题的处理能力:HS-LIMS系统将整个实验室的各类资源有机地整合在一起,工作人员可以方便地对历史样品和结果进行查询。因此,通过对存储的历史数据的检错,有可能得到一些对实际问题处理有价值的信息。   6、协调实验室各类资源:管理人员可以通过HS-LIMS平台,实时了解实验室内各台设备和人员的工作状态、不同岗位待检样品数量等信息,能及时协调有关方面的力量化解分析流程出现“瓶颈”环节,缩短样品检测周期;调节实验室内不同部门富余资源,最大程度地减少资源的浪费。   7、实现量化管理:HS-LIMS系统可以提供对整个实验室各种信息的统计分析,得到诸如设备使用率、维修率、不同岗位工人工作量、出错率、委托样品测试项目分布特点、实验室全年各类任务的时间分布状态、试剂或经费的消耗规律等信息。管理层能定量地评估实验室各个环节的工作状态,很好地实现实验工作的全面量化管理。   在实验室能力验证计划及测量审核综合管理平台中我们采用最新的全景化设计思想,对业务逻辑所涉及的方方面面和关键节点都进行了可视化处理,使用户在使用过程中一目了然,使管理者达到随时掌握全局运行状况的目的。   二、平台功能清单   模块子模块   能力验证计划发布系统组件管理模块   数据字典管理模块   能力验证计划项目设计模块   能力验证项目发布控制模块   能力验证过程综合管理系统过程监控模块(该模块对能力验证过程的报名、缴费、样品确认、数据填报、统计处理、结果报告、技术报告等情况,进行综合监控和处理)   样品沟通确认模块   数据统计计算处理模块   报告生成模块   样品库管理系统原材料库存管理子系统   半成品库存管理子系统   样品库存管理子系统   样品配送管理子系统   样品出入库管理模块   客户管理系统客户在线注册管理模块   客户报名管理子系统   客户能力验证过程管理子系统(客户在线报名、缴费、确认样品、填报数据、查看结果通知、结构报告等)   客户能力验证参与情况汇总   能力验证订单管理系统财务管理模块   订单处理模块   客户在线网站在线注册   能力验证计划在线预览   在线报名、在线下订单   样品接收确认   试验结果数据在线填报   能力验证结果在线查看   能力验证结构技术报告在线下载   系统后台管理内部用户管理   权限分配管理   分析方法管理   数据安全管理   系统介绍管理   邮件管理   缴费通知管理   系统日志管理
 

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